内部統制基本方針

最終改定: 2020年1月17日

当社は、エバラ食品グループ経営理念及び行動指針のもと、コーポレート・ガバナンスの充実・強化のため、コンプライアンス活動、リスクマネジメント及び内部監査を徹底し、内部統制システムの目的である「財務報告の信頼性」「業務の有効性と効率性」「事業経営に関わる法令の遵守」「資産の保全」に関する事項につき、代表取締役社長を委員長とする内部統制委員会で審議を行い、内部統制システム全般の定期的な有効性の検証・改善を図る。以下、内部統制システムの整備に関する基本方針を定める。

職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制

当社及び当社子会社等(以下「当社グループ」という)は、経営理念を実現するため、取締役及び従業員が、公正で高い倫理観に基づいて行動し、広く社会から信頼される経営体制を確立するため、以下の事項を定める。

・当社は取締役会を設置し、取締役による意思決定の充実、迅速性を図り、業務執行を監督する。また、監査役会設置会社として、監査役会の監査機能を充実させるほか、内部監査を実施する組織として監査室を設置する。

・取締役及び従業員が高い倫理観をもって事業活動を行う企業風土を構築するため、当社グループ全体に適用する「コンプライアンス規程」及び「エバラ食品グループ役員・社員行動規範」を定める。

・前項の行動規範に関する全社的方針、コンプライアンス体制の実効性を確保するため、管理部門担当取締役を委員長とするコンプライアンス委員会を設置する。

・コンプライアンスオフィサーは自部門のコンプライアンス活動の責任者として、勉強会の実施をはじめ、コンプライアンス活動の推進に努める。

・当社グループの取締役及び従業員並びに当社の事業に従事する者からの法令違反行為等に関する通報に対して適切な処理を行うため、公益通報に関する「内部通報制度運用要領」を定めるとともに、「エバラ食品グループ通報・相談窓口」を設置する。通報により是正、改善の必要があるときには、すみやかに適切な処置をとる。

・監査室は、業務活動が会社の方針、計画、命令、指示、諸規程にしたがって正しく行われているかを監査する。主管部署及び監査を受けた部署は、是正、改善の必要があるときには、すみやかにその対策を講ずる。

取締役の職務の執行に係る情報の保存・管理体制

当社グループは、重要情報を「企業秘密管理規程」「文書管理規程・細則」「情報セキュリティポリシー」「プライバシーポリシー」及び「個人情報管理要領」に則り、以下のとおり適正適切に保存及び管理する。

・取締役の職務の執行に係る重要情報は、文書化(電磁的記録を含む)のうえ、経営判断等に用いた関連資料とともに適正適切に保存及び管理をする。

・取締役の職務の執行に係る重要情報は、取締役又は監査役等からの要請があった場合に備え、迅速に閲覧可能な状態を維持する。

・お客様、取引先様、従業員の個人情報は、適切な方法で取得し、目的以外に使用することがないよう、適法適切な管理体制のもと管理する。

リスク管理に関する体制

当社グループは、「経営危機管理規程」に基づき全社的な事業活動に伴うリスク及び危機管理対策からなるリスク管理体制を適切に整備し、適宜その体制を点検することによって管理の有効性を向上させるため、以下の事項を定める。

・事業リスクに適切に対応するため、当社グループをとりまくリスクを認識評価し、主要リスクごとに管理担当組織を定め、当該リスクの統制方法や事象発生時の対応手順を策定する。

・当社代表取締役社長を委員長とする危機管理委員会を設置し、重大な事業の障害・瑕疵、重大なコンプライアンス違反、重大な信用失墜、災害等のリスク発生時に迅速かつ実効性のある対応を行う。

・外部への情報発信に伴うリスク管理として「ソーシャルメディアの個人的利用に関するガイドライン」を制定し、情報管理の強化を図る。

・リスク管理体制の継続的な改善活動を行うとともに、教育研修等を当社グループの役職員に対して階層別に実施し、危機発生時行動の定着を図る。

・内部監査では、リスク管理体制の運用状況をモニタリングし、是正、改善の必要があるときには、随時見直しを提案する。

取締役の職務の執行の効率化を図る体制

当社は、意思決定の機動性を高め、効率的な業務執行と、その実効性を向上させるため、取締役の職務の執行につき、以下の事項を定める。

・取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するため「取締役会規程」を設け、取締役会は重要な経営上の案件の審議と決議を行い、また業務執行の監督及び承認を行う。取締役会は原則として月1回開催するほか、必要に応じて適宜臨時に開催する。また、取締役の責務と職務権限は「役員服務管理規程」「組織規程」に定められ、効率的にこれを行使する。

・経営会議は、取締役の決定に従った業務の推進にあたり、重要事項の審議と決議を行う。なお、経営会議は原則として月1回開催するほか、必要に応じて適宜臨時に開催する。

・当社は、業務執行体制を強化し効率的な業務執行に努めるため、執行役員制度を採用する。

財務報告の信頼性を確保するための体制

当社グループは、適正な会計処理を確保し、財務報告に係る内部統制を整備・運用するため以下の事項について定める。

・「財務報告に係る内部統制の整備及び運用規程」を定める。

・当社代表取締役社長を委員長とする内部統制委員会は、基本計画及び方針の決定、内部統制の整備・運用状況の把握、把握された不備についての是正を実施し、決算期末日時点での内部統制の有効性の評価を行う。

当社グループにおける業務の適正を確保するための体制

当社は、当社グループ全体を対象にした法令遵守体制の構築及び各グループ会社への適切な経営管理のため、以下の事項を定める。

・当社グループにおける業務の適正を確保するため、「エバラ食品グループ経営理念・行動指針」を定める。

・法令遵守体制の実効性を確保するため、主管部署を定め、グループ会社に対してコンプライアンスに関する研修及び勉強会、「エバラ食品グループ通報・相談窓口」の周知等、必要な諸活動を推進し、管理を行う。

・グループガバナンスは、「エバラ食品グループ管理規程」に基づき、定期的に各社の経営・財務内容等の報告を受け、重要情報について共有する。

・当社は、中期経営計画「Unique2023」を具現化するため、事業年度ごとのグループ全体の重点経営目標を定める。

・グループ全体のガバナンス体制、コンプライアンス活動の推進状況について当社監査室による内部監査を実施する。

反社会的勢力排除に向けた体制

当社グループは、反社会的勢力排除に向けた基本的な考え方及びその体制に関して、以下の事項を定める。

・反社会的勢力とは取引関係も含めて一切の関係を持たない。反社会的勢力からの不当要求に対しては、組織全体として毅然とした対応をとる。

・当社グループの企業倫理への取り組みは、「コンプライアンス規程」「エバラ食品グループ役員・社員行動規範」を定め積極的に実践しており、さらに「反社会的勢力対応マニュアル」を制定し反社会的勢力との関係を遮断することを定める。

監査役がその職務を補助すべきスタッフを置くことに関する事項

監査役がその職務を補助すべきスタッフを置くことに関して以下の事項を定める。

・監査役は、監査室の従業員に対し、監査役の監査業務の補助すべきスタッフとして機能するよう指揮命令できる。

前項のスタッフの取締役からの独立性と監査役の指示の実効性を確保するための体制

前項のスタッフの取締役からの独立性と監査役の指示の実効性に関して以下の事項を定める。

・監査役職務の補助者として機能すべきスタッフの任命・異動・評価・懲戒については監査役会の同意を得なければならない。

・職務の遂行上必要な場合、監査役が当該スタッフを取締役から独立させて業務を行うよう指示できる体制をとるものとする。

監査役への報告に関する体制

当社グループの役職員が監査役に報告をするための体制に関して以下の事項を定める。

・監査役は職務の執行上必要と判断する会議に出席する。

・当社グループの役職員は、監査役会が必要と定める事項を監査役に報告する。報告事項には次の事項を含む。

-法令で定められた事項

-経営、財務の状況に関する事項

-重要な決裁に関する事項

-リスク、コンプライアンス、内部統制に関する事項

-コンプライアンス規程に基づく内部通報制度に関する事項

・「内部通報制度運用要領」に基づき、上記の事項を報告するにあたり、報告者に対し、不利益な取扱いを行わないものとする。

監査役監査の実効性を確保するための体制

監査役監査の実効性を確保するための体制として以下の事項を定める。

・代表取締役社長は、監査の実効性を高めるため、監査の実効性に関する事項を監査役会と定期的に協議し、監査役監査の充実を図る。

・監査役は監査の実施にあたり必要と認めるときは、自らの判断で弁護士、コンサルタント、その他の外部アドバイザーを活用することができる。

・上記監査役の監査が実効的に行われるため、職務の遂行上必要と認める費用について、会社に償還を請求することができる。

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